Foto

Menangani Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Tujuan perjalanan dinas pimpinan :

- Mengikuti rapat nasional

- Mengikuti seminar kunjungan kerja

- Diklat

- Pelantikan

- Penjajakan kerja sama

- Acara seremonial

- Undangan RUPS

Beberapa tugas yang harus dilakukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan sebagai berikut :

1. Perencanaan awal, meliputi ketahuilah tujuan, jenis perjalanan dinas dan lamanya perjalanan
2. Persiapan dokumen, ada dua jenis dokumen yang diperlukan oleh pimpinan yaitu dokumen internal contoh surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas ( SPPD ) dan juga dokumen eksternal, contoh KTP, paspor, fiskal, visa, dll
3. Penyusunan perjalanan dinas ( Itenary ),
4. Mengatur transportasi, yang diatur adalah transportasi keberangkatan, kepulangan dan transportasi lokal pada saat melakukan perjalanan dinas
5. Mengatur akomodasi, mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tempat penginapan, yang diatur adalah hotel tempat menginap.
6. Perencanaan keuangan, mengatur secara terperinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan.

Itenary adalah Daftar perjalanan yang memuat agenda yang akan dilakukan oleh pimpinan. Kegunaan lain itenary adalah sebagai agenda kunjungan tamu, alat pengingat dan sebagai bahan rujukan.

Hal - hal yang dilakukan sekretaris pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas :

1. Memastikan pimpinan tidak menghadapi masalah atau kendala dalam melakukan perjalanan dinas, contohnya masalah transportasi, masalah administrasi atau dokumen yang tertinggal.
2. Memastikan bahwa itenary yang telah disusun tidak ada perubahan dan apabila ada perubahan sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Jadwal kegiatan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas, sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan dinas, satu untuk pimpinan, wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan untuk sekretaris.
3. Menangani surat masuk. Apabila pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas maka surat masuk diberikan kepada pejabat pengganti, bila perlu berikan salinan surat tersebut kepada pimpinan, surat dilaporkan kepada pimpinan dan surat dibiarkan menunggu sampai pimpinan kembali ( jika surat hanya bisa ditangani oleh pimpinan dan tidak bisa ditangani oleh pejabat pengganti ).

Teknik Negosiasi

Sebenarnya negosiasi sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan kita untuk mencapai kesepakatan. Dari pengertian itu bisa dilihat ada beberapa komponen yaitu :

1. ada 2 pihak yang melakukan negosiasi, apakah itu perorangan, tim, atau mewakili lembaganya.
2. terjadi proses tawar menawar
3. tujuan

Beberapa contoh sederhana negosiasi antara lain :

1. di tawar menawar harga di pasar biasanya yang wanita sering melakukannya
2. melobi dosen ketika telat masuk kuliah.
3. lobby dalam sebuah forum, dll

Beberapa pertimbangan dalam melakukan negosiasi.

1. 1.   Persiapan, hal ini wajib dilakukan, misalnya memahami apa tujuan yang kita ingin capai, apa alternatif jika terjadi A, B dan C.2. Mengetahui lawan negosiasi, sehingga kita mengetahui cara menberikan strategi dalam negosiasi. Ketika mengajukan proposal ke perusahaan tanpa membaca proposal dulu, tentunya kita akan semakin dijatuhkan oleh perusahaan itu. Termasuk persiapan penampilan.
2. 2.   sering2 bertanya untuk mengeksplor keinginan dari lawan kita, dengan demikian kita memiliki siasat yang jitu untuk memenuhi keinginan kita. semisal : “Bapak sendiri melihat mahasiswa keinginannya seperti apa?”, dengan jawaban yang diberikan kita bisa memberikan timpalan, “yah, mahasiswa seperti itu juga yang kita inginkan mengapa kami mengadakan kegiatan ini”
3. 3.   Memberikan tawaran yang maksimal atau minimal mungkin, misalnya sebagai pembeli, harus menawar harga serendah-rendahnya, dan jika sebagai penjual, menjual dengan harga yang setinggi-tingginya.
4. 4.   Menggunakan kekuatan yang ada, misalnya dalam hal melobi pihak rektorat untuk tetap mengadakan pengkaderan di kampus “di belakang kami ada 15.ooo mahasiswa yang mendukung kami tetap melaksanakan pengkaderan ini”.
5. 5.   Menyakinkan sebaiknya menggunakan angka seperti yang saya sebutkan di contoh di point sebelumnya agar lebih menyakinkan.
6. 6.   Menggunakan identitas yang bisa membuat lawan bicara kita menjadi takluk, semisal “Kami adalah mahasiswa UNAIR salah satu kampus terbaik di Indonesia”
7. 7.   Selalu mempunyai ide2 tawaran semisal ke perusahaan minta sponsor, jangan selalu mintanya uang, tapi kan bisa berupa barang, mechandise, media publikasi, atau pun komunikasi.
8. 8.   Selalu bersahabat, jadi akan menuju suatu pencapaian keputusan yang mudah. Jika sama-sama ngotot yang masing-masing akan tidak mendapatkan hasil dari negosiasi.

Hal yang perlu disadari dalam bernegosiasi adalah kejujuran karena memiliki peran penting dalam keberlangsungan kerjasama negosiasi itu. Memang negosiasi itu bisa saja berarah ke hal yang positif atau malah menjadi negatif, misalnya menggunakan ancaman setelah tidak dapat mendapatkan keputusan yang diinginkan. Semisal “Jikalau kamu tidak mau menikahi saya, saya bunuh diri saja”, hahaha itu negosiasi yang sudah menggunakan ancaman segala.

Ada lagi tempat negosiasi, kalau perusahaan-perusahaan besar biasanya tempat-tempat eksklusif menjadi tempat yang baik untuk negosiasi seperti di lapangan golf atau di hotel. Tergantung lagi seberapa tingkat kepentingan dari negosiasi yang kita ajukan.

Tahapan-tahapan dalam bernegosiasi
1. Perkenalan dan basa-basi lainnya, semisal apa kabar? gimana hari ini? perusahaannya makin mantap saja.
2. Menyampaikan keinginan
3. tawar-menawar
4. mencapai keputusan
5. Deal

Dan hasil dari negosiasi bisa berupa kemenangan di kedua belah pihak, ada yang untung dan ada yang rugi, atau rugi kedua pihak malah, atau negosiasi itu tidak memberikan hasil apapun. Dari tanya jawab dan diskusi beberapa hal yang kita ketahui :

1.   kadang negosiasi tidak bisa didapatkan dalam pertemuan sekali saja, jadi tetap berusaha untuk mendapatkan keinginan kita di pertemuan selanjutnya

2.   jangan hanya terhenti dalam proses pertama tawar menawar

3.   memberikan kompensasi yang adil, jangan berat sebelah.

Menjadi negosiator yang baik dan terampil memang dibutuhkan keterampilan dan pengalaman, sehingga kuncinya adalah sering berlatih. Dan sekali lagi semua itu hanya teori-teori belaka tanpa mempraktekkannya percuma hanya sia-sia.

Sekretaris sebagai Public Relations

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas
7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia

usaha/bisnis
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab.

Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai Public Relations Officer. baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.

Public relations are a deliberate, planned and sustained effort to establish and maintain mutual unsderstanding between an organizations its public. (British Institute of public relation)

”Usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melalui proses komunikasi dua arah baik ke dalam maupun ke luar perusahaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan”. (Internasional Center of Public Relations)

Aktivitas public relations harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya.

Contoh keterkaitan tujuan manajemen dan aktivitas Public Relations: “Membangun citra Perusahaan”. Pada kondisi ini PR diperlukan untuk membangun image baru. Aktivitas yang dilakukan termasuk membina “Goodwill” seperti menjadi sponsor dalam penyelenggaraan pameran budaya dan seni, membantu program perbaikan lingkungan, membantu dalam bidang pendidikan dan lain-lain.

“Ketika Menghadapi Krisis” Aktivits PR dapat menggunakan berbagai saluran komunikasi yang terjadi pada berbagai pihak yang terkait.

“Mempromosikan kepentingan Masyarakat”: Salah satu penekanan yang cukup penting adalah ajakan agar seluruh anggota organisasi untuk selalu mengutamakan pada kepentingan Stake Holder.
10 langkah PR dalam mendukung tujuan perusahaan:
1. Mempromosikan barang atau jasa
2. Mendeteksi Key Issue dan peluang-peluang yang mempengaruhinya
3. Menetapkan organization posture dalam berhubungan dengan publik
4. Meningkatkan goodwill terhadp seluruh karyawan
5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan
6. Meningkatkan goodwill pemegang saham
7. Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan
8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi
9. Memformulakan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya
10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan PR.

Seorang Sekretaris juga dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan Peran Strategis, Peran teknis dan Peran Pendukung.
a. Peran startegis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
b. Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
c. Peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).

Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan. 

CITRA PRIBADI SEKRETARIS

Tidak sedikit orang  yang ketika mendengar kata ”sekretaris” yang terlintas dibenaknya adalah seorang perempuan yang ’dekat’ dengan atasannya. Kita juga sering mendengar orang berkata “Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya. Kenapa ya istrinya Pak Anu sering banget menelpon si sekretaris, jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya? Kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?”

Kata-kata tersebut sering kali muncul dalam pergaulan khususnya di lingkungan kantor. Dari sudut pandang yang berbeda masyarakat menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya.

Pemikiran ini tentu tidak sepenuhnya benar, terlepas, kembali lagi ke individu masing-masing, bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional. Namun, itulah realita yang ada di masyarakat yang mengganggap sekretaris dari segi negatifnya, pada hal sekretaris merupakan jabatan yang juga memegang peran penting dalam suatu perusahaan. Lalu pertanyaan adalah bagaimana cara untuk mendapatkan citra (kesan) yang baik tentang seorang sekretaris?? Itulah yang akan kita bahas dalam artikel yang berjudul “Membangun Citra Pribadi Sekretaris yang Positif” ini.

Dalam memainkan perannya, seorang sekretaris sangat dipenuhi dengan dilema. Hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme, karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.

Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan, melainkan hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga keduanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk memberikan kesan terhadap seseorang dan berpersepsi mengenainya.

Tentu kita pernah mendengar slogan iklan yang berbunyi, “Kesan pertama begitu menggoda?”. Tanpa menyebutkan iklan apakah itu, ada point penting yang bisa kita ambil dari iklan tersebut. Yaitu bahwa kesan atau citra diri yang positif merupakan sesuatu yang sangat penting, bukan hanya kesan pertama saja tetapi kesan pada awal dan selamanya yang baik terhadap seseorang. Persis seperti pepatah yang berbunyi“Harimau mati, meninggalkan belang; gajah mati, meninggalkan gading”, begitu pula dengan manusia mati akan mengharapkan peninggalan berupa citra positif.

Kesan merupakan suatu penilaian diri yang ditujukan kepada seseorang, baik dari dalam dirinya sendiri maupun dari orang lain, yang tertanam di dalam pikiran sadar dan bawah sadar orang yang menilainya akibat pengaruh sikap, perkataan orang yang bersangkutan ataupun dapat terjadi karena pengaruh orang lain, lingkungan sekitar ataupun pengalaman masa lalu dari orang yang memberikan penilaian.

Jika melihat definisi di atas, setiap orang bisa saja memiliki kesan yang berbeda berdasarkan pemikiran, pengindraan maupun lingkungna di sekitarnya Masing-masing orang juga mempunyai pilihan bagaimana ia memilih, menciptakan dan memberikan kesan atas dirinya terhadap lingkungannya.

Di sinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan. Bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negatif yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. Jawabannya hanya satu, yaitu menjadi Sekretaris Profesional yang pada akhirnya sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki.

Kiat Membangun Citra Positif

Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris semakin meningkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya yang rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.Para image maker baru-baru ini memunculkangagasanmengenai personalbranding.Branding atau brand building umumnya identik dengan kepentingan sebuah korporasi/organisasi/lembaga/perusahaan untuk memajukan bisnisnya.

 Makanya kita mengenal istilah corporate branding. Namun, dengan tujuan yang tidak jauh berbeda, upaya pembentukan personal branding juga menyangkut kepentingan membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya. Personal Branding adalah proses yang menyangkut skill, kepribadian, dan karakteristik unik seseorang yang terbungkus menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.

Personal branding ini tidak saja layak diperhatikan hanya oleh bos-bos perusahaan, melainkan jenis profesi lain seperti dokter, pengacara, arsitek dan tentu saja tidak ketinggalan sekretaris.

Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:

1.   Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwaappearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.

2.   Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.

3.   Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.

4.   Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.

Selain itu, seorang sekretaris perlu menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan dan istri pimpinan. Beberapa hal yang harus dijaga antara lain adalah sebagai berikut:

1.   Memahami kedudukan dengan tepat untuk menempatkan diri

2.   Janganlah menimbulkan provokasi

3.   Tidak menjadi juru bicara pimpinan dengan istrinya

4.   Tidak boleh mengambil bagian dalam pertengkaran pimpinan dengan istrinya

5.   Tidak menceritakan sesuatu hal tentang istri pimpinan kepada suaminya (pimpinan)

6.     Menjaga jarak yang aman dengan istri pimpinan

7. Membantu pimpinan untuk memberikan perhatian kepada istri, tetapi tidak berlebihan

contoh surat bisnis

PT MARGATAMA

Jalan Sejahtera 152

Surabaya

 

Nomor     : 787.1365.1                                                                                    21 Mei 2012

Lampiran : 1 Lembar

Hal           : Pengiriman Barang          

Kapada UD Mitra Kita

Jalan Hayam Wuruk 67

Yogyakarta

Dengan hormat,

Surat pesanan Saudara melalui fax tanggal 19 Mei 2012 telah kami terima dengan baik. Kami telah mengirimkan pesanan Saudara melalui perusahaan angkutan Tigaka Ekspres.

Berikut ini rincian barang yang kami kirim ke perusahaan Saudara:

No.	Nama Barang	Jumlah	Harga
1	Kompor Gasa Filitron tipe L-400	20 unit	Rp 1.280.000,00
2	Oven Microwave Filitron tipe M-350	5 unit	Rp 3.600.000,00
3	Lemari Es Filitron tipe GS-200	4 unit	Rp 3.150.000,00

Kami harap setelah barang tersebut diterima, Saudara segera melunasi pembayarannya melalui Bank Nasional dengan nomor rekening 787.1.1365.1. Berikut ini kami lampirkan faktur proforma transaksi tersebut.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                        Hormat kami,

                                                                                                           

                                                                                                                        Tiyas Tinuryani

                                                                                                                        Direktur

PT. MARGATAMA

Jalan Sejahtera 152

Surabaya

 

FAKTUR

F.27.1.06

Kepada Yth. Manager UD Mitra Kita Jalan Hayam Wuruk 67 Yogyakarta			Tanggal                : 21 Mei 2012
			No. Pesanan         : PF-110
			Pembayaran         : 2/10 n/30
No.	Jenis Barang	Jumlah	Harga Satuan	Jumlah Harga
1.	Kompor Gas Filtron L-400	20 unit	Rp. 1.280.000,-	Rp. 25.600.000,-
2.	Oven Microwave Filtron M-350	5 unit	Rp. 3.600.000,-	Rp. 18.000.000,-
3.	Lemari Es Filtron GS-200	4 unit	Rp. 3.150.000,-	Rp. 12.600.000,-
Sub Total				Rp. 56.200.000,-
Potongan 5%				Rp.   2.810.000,-
Biaya Angkut				Rp.      350.000,-
TOTAL				Rp. 53.740.000,-
Diterima Oleh, Marita Bahriani		Kepala Bagian Penjualan, Arif Setiawan, SE

PT. MARGATAMA

Jalan Sejahtera 152

Surabaya

 

Nomor             : T.206.V.12                                                                21 Mei 2012

Lampiran         : 1 lembar

Perihal             : Penagihan 1

Kepada Yth. Manager Toko Putrajaya

Jalan Perwira 28

Madiun

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa faktur No. 024/V/12 belum Saudara lunasi. Sisa pembayaran yang harus Saudara lunasi adalah sejumlah Rp. 15.800.000,- dari pembelian 10 unit lemari es Filtron.

Kami harap Saudara dapat segera menyelesaikan pembayaran tersebut melalui rekening perusahaan kami di Bank Nasional No. 787.1.365.1. Bersama ini, kami lampikan pula salinan faktur atas transaksi pembelian tersebut.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Tiyas Tinuryani

Direktur

Toko Mentari

Jalan Batu Tulis 128

Bogor

 

23 Mei 2012

Nomor : 136/PS/V/2012

Hal      : Pesanan Mesin Press Batako Hidrolik

Kepada CV Putra Mandiri

Jalan Lenteng Agung 207

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Surat penawaran Saudara tanggal 21 Mei 2012 dengan nomor 97/PN/V/2012 telah kami terima dengan baik.

Kami merasa tertarik dengan mesin press batako hidrolik yang Saudara tawarkan. Untuk itu, kami bermaksud memesan barang tersebut dengan tambahan potongan harga 5% sehingga kami mendapat potongan harga sebesar 10%. Apabila Saudara menyetujui permintaan permintaan kami tersebut maka kami akan memesan mesin press batako hidrolik sebanyak empat unit dengan harga yang telah Saudara tawarkan yaitu Rp 8.900.000,00 per unit.

Demikian pesanan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Tiyas Tinuryani

Direktur

CV Putra Mandiri

Jalan Lenteng Agung 207

Jakarta Selatan

 

Nomor : 98/PR/V/2012                                                                                   25 Mei 2012

Hal      : Pengiriman Mesin Press

              Batako Hidrolik

Kepada Toko Mentari

Jalan Batu Tulis 128

Bogor

Dengan hormat,

            Berdasarkan surat pesanan Saudara tanggal 23 Mei 2012 nomor 136/PS/V/2012 yang berupa Mesin Press Batako Hidrolik telah kami terima dengan baik.

            Kami menyetujui permintaan Saudara mengenai potongan harga yang sebesar 10 %. Hari ini kami telah mengirimkan empat unit Mesin Press Batako Hidrolik menggunakan mobil perusahaan. Setelah Saudara menerima barang tersebut, kami mohon agar segera mentrasnfer pembayarannya melalui Bank BTN. Kami berharap Mesin Press Batako Hidrolik cepat laku sehingga Saudara dapat memesan kembali kepada kami.

            Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                        Hormat kami,

                                                                                                                        Tiyas Tinuryani

                                                                                                                        Direktur

PT Mitra Baru

Jalan Hasanuddin 79

Jakarta Timur

 

25 Mei 2012

Nomor : 167/PF/V/2012

Hal      :  Keterlambatan Pengiriman Barang

Kepada PT Cipata Usaha

Jalan Lodang 62

Cirebon

Dengan hormat,

Surat pesanan Saudara tanggal 23 Mei 2012 nomor 142/PS/V/2012 telah kami terima dengan baik.

Perlu kami sampaikan bahwa seharusnya barang pesanana Saudara mulai kami kirim hari ini. Akan tetapi kami kesulitan dalam mencari truck angkutan, maka dari itu kami beritahukan bahwa pesanan Saudara akan kami kirimkan pada tanggal 28 Mei 2012. Kami mohon maaf atas penundaan pengiriman barang tersebut.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Tiyas Tinuryani

Direktur