Menangani Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Tujuan perjalanan dinas pimpinan :

- Mengikuti rapat nasional

- Mengikuti seminar kunjungan kerja

- Diklat

- Pelantikan

- Penjajakan kerja sama

- Acara seremonial

- Undangan RUPS

Beberapa tugas yang harus dilakukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan sebagai berikut :

1. Perencanaan awal, meliputi ketahuilah tujuan, jenis perjalanan dinas dan lamanya perjalanan
2. Persiapan dokumen, ada dua jenis dokumen yang diperlukan oleh pimpinan yaitu dokumen internal contoh surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas ( SPPD ) dan juga dokumen eksternal, contoh KTP, paspor, fiskal, visa, dll
3. Penyusunan perjalanan dinas ( Itenary ),
4. Mengatur transportasi, yang diatur adalah transportasi keberangkatan, kepulangan dan transportasi lokal pada saat melakukan perjalanan dinas
5. Mengatur akomodasi, mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tempat penginapan, yang diatur adalah hotel tempat menginap.
6. Perencanaan keuangan, mengatur secara terperinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pimpinan.

Itenary adalah Daftar perjalanan yang memuat agenda yang akan dilakukan oleh pimpinan. Kegunaan lain itenary adalah sebagai agenda kunjungan tamu, alat pengingat dan sebagai bahan rujukan.

Hal - hal yang dilakukan sekretaris pada saat pimpinan melakukan perjalanan dinas :

1. Memastikan pimpinan tidak menghadapi masalah atau kendala dalam melakukan perjalanan dinas, contohnya masalah transportasi, masalah administrasi atau dokumen yang tertinggal.
2. Memastikan bahwa itenary yang telah disusun tidak ada perubahan dan apabila ada perubahan sekretaris harus segera memberitahukan kepada pimpinan. Jadwal kegiatan bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas, sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan dinas, satu untuk pimpinan, wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan untuk sekretaris.
3. Menangani surat masuk. Apabila pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas maka surat masuk diberikan kepada pejabat pengganti, bila perlu berikan salinan surat tersebut kepada pimpinan, surat dilaporkan kepada pimpinan dan surat dibiarkan menunggu sampai pimpinan kembali ( jika surat hanya bisa ditangani oleh pimpinan dan tidak bisa ditangani oleh pejabat pengganti ).